Se há algo que a transformação digital prometeu às empresas foi processos mais fluidos, maior eficiência e melhores decisões. No entanto, na prática, as organizações vivem hoje com o fardo de uma infraestrutura tecnológica altamente fragmentada, especialmente no que toca às suas ferramentas de gestão de Recursos Humanos (RH) e Finanças. Este problema, muitas vezes encarado como inevitável, tem consequências profundas no dia-a-dia das equipas, nos resultados da empresa e na experiência dos colaboradores.

A premissa inicial era simples: digitalizar processos para libertar tempo e otimizar custos. Contudo, o que acabou por acontecer em muitas empresas foi uma adoção descoordenada de múltiplas ferramentas desconexas para resolver necessidades específicas ao longo dos anos – uma para aprovar despesas, outra para processar salários, outra para gerir férias, outra para benefícios, outra para bónus e assim sucessivamente. Embora possam ser eficazes isoladamente, a falta de integração entre elas origina silos de informação e redundâncias. O resultado é um “Frankenstein” digital, em que cada ação é, em si, uma enorme ineficiência, sendo preciso alternar constantemente entre programas.

Por sua vez, várias empresas simplesmente migraram processos para plataformas eletrónicas sem transformarem a maneira como os executam. Ao invés de automatizar etapas, mantiveram lógicas manuais. Digitalizar sem incorporar inteligência é como colocar asas num avião e impedir que levante voo. Assim, a tecnologia não cumpre o seu propósito e limita-se a replicar práticas obsoletas sem agregar todo o seu real valor de otimização.

Escusado será dizer que este cenário cria múltiplas fricções. Para os departamentos de RH e Finanças, significa trabalhar com dados dispersos, duplicar tarefas e conduzir reconciliações manuais. Para os colaboradores, significa frustração por não saber onde fazer o quê, falta de transparência e demoras. Quem nunca teve de reenviar documentos porque ficaram “perdidos no sistema” ou esperar semanas por um reembolso sem saber se foi aprovado?

De facto, a gestão de despesas ilustra bem como este desafio não é apenas técnico, mas estrutural. Um mero reembolso envolve a submissão de documentos por parte do colaborador, a validação por um gestor, o controlo de conformidade com políticas internas e a integração com a contabilidade. Entre folhas de Excel, sistemas de aprovação à base de e-mails, softwares de contabilidade e aplicações de pagamento, vemos um processo que deveria ser simples tornar-se um autêntico labirinto. Isto abre espaço a erros evitáveis e traduz-se em tempo perdido.

Não há razão para todas as etapas da gestão de despesas não estarem centralizadas numa única plataforma inteligente: os colaboradores podem submeter despesas de forma intuitiva, os recibos são automaticamente lidos e categorizados por Inteligência Artificial, as aprovações seguem fluxos automatizados e adaptáveis e os dados são transferidos diretamente para a contabilidade. Este tipo de abordagem elimina tarefas manuais, reduz drasticamente a margem de erro, acelera os ciclos de reembolso e oferece visibilidade em tempo real a todas as partes envolvidas. Além disso, é um exemplo claro de como a digitalização e a integração tecnológica podem trazer agilidade. O mesmo princípio aplica-se a todo o espaço de RH e Finanças.

Para sair do ciclo vicioso da fragmentação digital, é necessário adotar uma visão holística que reconheça que RH e Finanças são dois lados da mesma moeda: cuidam das pessoas e cuidam dos recursos, e muitas vezes fazem-no em conjunto.

A solução não passa então por multiplicar ferramentas, mas por repensar o ecossistema numa ótica agregadora, centrada nas pessoas e apoiada na tecnologia mais avançada. Para isso, há que investir numa base tecnológica robusta que seja capaz de automatizar e simplificar; que sirva simultaneamente as necessidades operacionais das equipas e a experiência dos colaboradores; e que esteja preparada para crescer com a empresa, acompanhando a sua evolução sem adicionar novas camadas de complexidade.

Para desbloquear o verdadeiro potencial da transformação digital, é fundamental unir tecnologias, processos e pessoas, criando ambientes mais ágeis onde as equipas de RH e Finanças se podem concentrar no que realmente importa: atrair e reter talento, apoiar o desenvolvimento dos colaboradores, assegurar a saúde financeira das contas e contribuir estrategicamente para o crescimento sustentável da empresa.